Offentlige anskaffelser i Norge utgjør flere hundre milliarder kroner årlig. For små og mellomstore bedrifter representerer dette et betydelig marked – men også en prosess der feil får konsekvenser. Et anbud som avvises på grunn av formelle mangler, gir ingen mulighet til å rette opp i ettertid.
Denne siden gir en oversikt over hvor kvalitetssikring er kritisk i anbudsprosessen, og hvilke feil som faktisk fører til avvisning i praksis.
De fleste avvisninger skyldes ikke dårlig pris eller svak kompetanse. De skyldes formelle feil som kunne vært unngått.
Vanlige årsaker til avvisning:
Disse feilene oppstår ofte fordi konkurransegrunnlaget er omfattende, og fordi kravene er spredt over flere dokumenter. Det er lett å overse ett avsnitt som viser seg å være absolutt.
I norske offentlige anskaffelser skilles det mellom krav som må oppfylles for å delta, og kriterier som påvirker evalueringen.
Absolutte krav er ufravikelige. Oppfyller tilbudet ikke kravet, skal det avvises. Oppdragsgiver har som hovedregel ikke anledning til å se bort fra mangler her.
Eksempler:
Kvalifikasjonskrav dokumenterer at leverandøren er egnet. Manglende dokumentasjon fører ofte til avvisning, selv om leverandøren faktisk oppfyller kravet.
Les mer om hvordan kvalifikasjonskrav fungerer i praksis for en grundigere gjennomgang.
Mange tilbud avvises ikke fordi innholdet er svakt, men fordi dokumentasjonen er mangelfull eller upresis.
Oppdragsgiver ber typisk om referanser som dokumenterer relevant erfaring. Vanlige feil:
Krav til nøkkelpersonell er ofte spesifikke. Feil oppstår når:
Når en leverandør støtter seg på underleverandører for å oppfylle krav, kreves det normalt en forpliktelseserklæring. Denne må være signert av rett person hos underleverandøren. Manglende eller feil signatur er en hyppig avvisningsgrunn.
Etter at kvalifikasjonskravene er sjekket, evalueres tilbudene etter tildelingskriterier. Her teller innholdet – men også her oppstår feil.
Feil i utfylling av prisskjema er overraskende vanlig:
Når kvalitet vektes, vurderes ofte:
En svak besvarelse her gir ikke avvisning, men lavere score. Problemet oppstår når besvarelsen ikke adresserer det oppdragsgiver faktisk spør om.
For en mer detaljert gjennomgang av tildelingskriterier og evalueringsmodeller, se egen side.
Leveringsfristen er absolutt. Et tilbud levert ett minutt for sent, skal avvises. Det finnes svært begrenset rom for skjønn.
Andre formelle krav som ofte overses:
Disse kravene fremgår av konkurransegrunnlaget, men står ofte spredt i ulike dokumenter.
En systematisk gjennomgang før innlevering reduserer risikoen for avvisning betydelig. Dette innebærer å:
Denne gjennomgangen kan gjøres manuelt, men er tidkrevende og det er lett å overse detaljer når man har jobbet tett med materialet over tid. En strukturert kvalitetssjekk, som den Anbudssjekk tilbyr, kan bidra til å fange opp feil før innlevering.
For en helhetlig innføring i anbudsprosessen i Norge, se hovedsiden om anbud og offentlige anskaffelser. For praktiske avklaringer om hva som normalt må vedlegges, se også siden om dokumenter i anbudsprosessen.
Andre nyttige sider: