Denne sjekklisten er ment som et praktisk verktøy for å redusere risikoen for avvisning på grunn av formelle feil. Den dekker de vanligste kontrollpunktene, men erstatter ikke en grundig gjennomgang av det spesifikke konkurransegrunnlaget.
Før du starter: Les konkurransegrunnlaget på nytt
Selv om det kan virke tidkrevende, er det lurt å lese gjennom hele konkurransegrunnlaget én gang til før sluttkontrollen. Krav som virket tydelige ved første gjennomlesning kan ha nyanser som er lette å overse.
Merk deg særlig:
Absolutte krav (skal-krav) versus evalueringskriterier
Spesifikke formuleringer om hva som fører til avvisning
Krav til format, struktur og navngivning av dokumenter
Sjekkliste: Formelle krav
Frister og levering
[ ] Tilbudsfristen er notert med riktig dato, klokkeslett og tidssone
[ ] Det er satt av god margin til tekniske problemer (helst én dag)
[ ] Leveringsmetoden er avklart (portal, e-post, fysisk levering)
[ ] Eventuelle krav til emnefelttekst eller referansenummer er fulgt
[ ] Filstørrelsesbegrensninger er sjekket
Filformat og struktur
[ ] Alle filer er i påkrevd format (typisk PDF)
[ ] Filnavn følger eventuelle navnekonvensjoner i konkurransegrunnlaget
[ ] Dokumentene er organisert i riktig rekkefølge eller mappestruktur
[ ] Alle filer lar seg åpne og er lesbare
[ ] Eventuelle Excel-filer har korrekte formler og summering
Sjekkliste: Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene avgjør om leverandøren er egnet til å gjennomføre oppdraget. Manglende oppfyllelse fører normalt til avvisning.
Obligatoriske dokumenter
[ ] ESPD-skjema er fullstendig utfylt (ved EØS-terskelverdi)
[ ] HMS-egenerklæring er signert og datert (der dette kreves)
[ ] Firmaattest er vedlagt og ikke utdatert
[ ] Skatteattest dekker riktig periode
[ ] Eventuelle sertifiseringer eller godkjenninger er dokumentert
Økonomisk kapasitet
[ ] Årsregnskap for påkrevd antall år er vedlagt
[ ] Regnskapene inkluderer revisors beretning der dette kreves
[ ] Eventuelle krav til omsetning eller soliditet er dokumentert oppfylt
[ ] Ved bruk av underleverandørs kapasitet: forpliktelseserklæring er vedlagt
Teknisk og faglig kapasitet
[ ] Referanseprosjekter oppfyller kravene til omfang og relevans
[ ] Referansene inkluderer kontaktinformasjon der dette kreves
[ ] CV-er for nøkkelpersonell er vedlagt i riktig format
[ ] Kompetansekrav for navngitte ressurser er dokumentert
[ ] Det er tydelig hvilke deler av oppdraget underleverandøren skal utføre
[ ] Underleverandørens kvalifikasjoner er dokumentert der påkrevd
[ ] Forpliktelseserklæring er signert av underleverandøren
Ved arbeidsfellesskap (konsortium)
[ ] Samarbeidsavtale eller intensjonserklæring er vedlagt
[ ] Det er avklart hvem som er kontaktpunkt og ansvarlig part
[ ] Alle deltakere oppfyller individuelle kvalifikasjonskrav
[ ] Felles kvalifikasjonskrav er dokumentert samlet
Sjekkliste: Siste kontroll
Før innsending
[ ] Alle vedlegg er inkludert i forsendelsen
[ ] Dokumentlisten i tilbudsbrevet stemmer med faktiske vedlegg
[ ] Tilbudet er gjennomgått av én annen person
[ ] Alle spørsmål og svar fra oppdragsgiver er hensyntatt
Etter innsending
[ ] Bekreftelse på mottatt tilbud er lagret
[ ] Kopi av komplett tilbud er arkivert internt
[ ] Frister for vedståelse og eventuell presentasjon er notert
Tilpasning til den enkelte konkurransen
Denne sjekklisten er generell og må tilpasses det konkrete konkurransegrunnlaget. Hvert anbud har sine særegne krav, og det er viktig å identifisere disse tidlig i prosessen.
Noen konkurranser har spesifikke krav som ikke dekkes av en standardsjekkliste:
Krav til presentasjon eller intervju
Særskilte miljø- eller samfunnsansvarskrav
Bransjespesifikke sertifiseringer
Krav til digital løsningsdemo
Strukturert kvalitetskontroll
Å gå gjennom en sjekkliste manuelt gir god kontroll, men prosessen kan være tidkrevende og det er lett å miste oversikten i omfattende konkurranser. Særlig under tidspress øker risikoen for å overse enkeltkrav. Et verktøy som Anbudssjekk kan støtte en mer systematisk gjennomgang ved å strukturere kontrollen mot det spesifikke konkurransegrunnlaget.
Når sjekklisten ikke er nok
Selv med grundig kontroll kan det oppstå situasjoner som krever ytterligere vurdering:
Uklarheter i konkurransegrunnlaget bør avklares med oppdragsgiver før fristen
Tolkningsspørsmål rundt kvalifikasjonskrav kan ha stor betydning
Ved tvil om et krav er oppfylt, er det bedre å dokumentere for mye enn for lite
En sjekkliste erstatter ikke faglig vurdering av tilbudets innhold og konkurransedyktighet, men bidrar til at formelle feil ikke ødelegger et ellers godt tilbud.